L’application mobile pour la gestion du temps que vos employés vont adorer !
Saisie des temps de travail
Saisie simple dans l’app par les collaborateurs, par tranches d’heures ou pour la journée entière :
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des heures de travail liées ou non à des chantiers/projets, avec possibilité de les répartir par tâche,
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des absences,
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des frais.
Dans tous les cas des commentaires peuvent être associés (écrits ou dictés) et des photos jointes (factures de repas, certificats médicaux, état du chantier avant et après travaux, etc…).
Saisie du temps de travail par pointage (timbrage), en scannant un QR-code
Utilisez votre propre pointeuse (smartphone ou tablette dédié.e) ou commandez-en chez nous à prix modéré, pas de frais de location.
- Mise à disposition d’un terminal de pointage (smartphone ou tablette)
- Impression d’un QR-code affiché dans les lieux d’intérêt (bâtiments, locaux, chantiers, …) que vos employés scannent.
- Utilisation de l’app d’un responsable pour afficher et contrôler le pointage par QR-Code de son équipe
Rapports par employés
Les rapports d’activités (hebdomadaires, mensuels et annuels) sont constitués par employé, en temps réel des saisies dans l’app. Ils incluent le détail par jour (par mois pour les rapports annuels) des heures, photos, commentaires, frais, déplacements effectués, heures supplémentaires calculées ainsi qu’un résumé sur la période.
Ces rapports peuvent être affichés pour un employé seul, pour tous les employés d’un département ou tous les employés de l’entreprise. Il est possible de les exporter dans un fichier PDF, pour par exemple être joints à la fiche de paie des employés.
Planifications des heures des collaborateurs
Le nombre d’heures de travail contractuel, par jour, de chaque collaborateur est indiqué dans un calendrier en tant qu’« heures planifiées », qui servent à déterminer le nombre d’heures supplémentaires effectuées chaque jour (vs. le nombre d’heures réellement effectuées).
Exemples :
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Pour les entreprises qui adoptent un calendrier différent par saison : 8:00 du lundi au vendredi, en hiver ; 8:30 au printemps et en automne ; 9:00 en été.
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Pour un employé à temps partiel : 8:00 les lundis, 4:00 les mardis, 0:00 les autres jours
Gestion des fournitures
Les fournitures sont décrites dans un catalogue (unité, coût unitaire, code-barre, …) dans le backoffice.
Elles peuvent être incluses lors d’une saisie d’heures, en scannant le code-barre ou en les sélectionnant dans une liste, et en indiquant la quantité utilisée. Il est également possible de créer une liste des fournitures directement depuis l’app.
Partage d’informations et photos entre collègues
Les commentaires et photos à caractère non confidentiels saisis par un collaborateur dans l’app peuvent être consultés par les collègues.
Fonctionnalité utile lorsqu’un collaborateur souhaite par exemple partager l’état d’avancement des travaux qu’il a effectués.
Validation des saisies
La validation (acceptation ou rejet) des saisies par les collaborateurs peuvent être effectués à 3 niveaux :
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dans le backoffice : par employé et par jour, dans une vue hebdomadaire
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dans l’app : par chantier et employé (pour un chef de chantier par exemple)
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dans l’app : par employé et par jour (pour un chef d’équipe par exemple)
Une fois les heures validées, elles sont bloquées dans l’app, autrement dit il devient impossible pour les collaborateurs de les modifier.
Décomptes de chantiers / Projets chiffrés
Bilan chiffré complet de chantiers/projets avec le détail des tâches, des fournitures, des notes de frais et des factures de prestataires, des photos et commentaires. Le bilan peut être détaillé par toutes les combinaisons désirées de : employé, date, tâche, frais, heures hors tâches, ….
Ce bilan est accessible aussi bien dans le backoffice que dans l’app si souhaité.
Cloisonnement de l’entreprise
Il est possible de définir des paramétrages différents par départements à l’intérieur de l’entreprise, de manière par exemple à :
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Définir des remboursements de frais de repas différents pour des représentants (montant effectivement dépensé) et pour les ouvriers (montant forfaitaire)
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Définir un horaire standard de travail différent pour les équipes de jour et celles de nuit.
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Obtenir des rapports résumés par département
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Limiter la liste des chantiers visibles dans l’app à ceux liés au département du collaborateur, etc.
Il est également possible d’affecter, à chaque employé, une liste de chantiers/projets propre.
Décompte de vacances et d’heures supplémentaires
Ces décomptes sont visibles
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dans le backoffice, détaillés par employés, sur une période à choix
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dans l’app : chaque collaborateur voit son solde calculé, du début de l’année (out tout autre jour défini dans le backoffice) jusqu’au jour courant.
La gestion des heures supplémentaires selon un mensuel constant est également intégrée.
PASSERELLES VERS D’AUTRES SOLUTIONS
WINBIZ
Import dans SwissWorkTime de la liste des employés et de la liste de chantiers/projets depuis Winbiz
Export, manuel ou automatique (à choix), des activités saisies dans SwissWorkTime (heures, tâches, absences, frais) vers Winbiz ou Winbiz cloud.
Le connecteur Winbiz est disponbile sur Winbiz App Store
ICCOFFICE
Export manuel des activités saisies (heures, tâches, absences, frais) dans SwissWorkTime vers la solution Iccoffice
BEXIO
Nous vous proposons d’importer dans SwissWorkTime les projets que vous avez configurés en UN CLIC.
Les enregistrements d’heures peuvent ensuite être exportés directement sur BEXIO.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne ou contactez-nous.
GASTRONOMIE
L’export manuel des activités saisies vers GastroTime permet de générer un fichier compatible avec le même format que la timbreuse proposée par GastroTime.
Pour plus d’informations, consulter l’aide en ligne ou contactez-nous.
BUREAU DES MÉTIERS (VS)
Bureau des Métiers : génération d’un fichier Excel avec les heures effectuées par chaque employé qu’il est ensuite possible d’intégrer par formule ou par copier/coller aux fichiers Excel proposés par le Bureau des métiers
www.bureaudesmetiers.ch/tableau-excel-pour-la-gestion-des-salaires
Bureau des Métiers Salaires : Export des activités incluant les données salariales, à transmettre sur le portail entreprise du Bureau des métiers
EXPORT EXCEL
Toutes les données du backoffice (listes d’employés, chantiers, catalogues de tâches, de fournitures, temps de travail/absence saisis, rapports, bilans, …) peuvent être exportées dans Excel en UN CLIC.
Excel permet ensuite d’enregistrer les données au format CVS et ainsi intégrer les données avec d’autres plateformes.
MEGA
Import dans SwissWorkTime de la liste des employés et de la liste de chantiers/projets depuis Mega.
Export manuel des activités saisies dans SwissWorkTime (heures, tâches, absences, frais) vers Mega.