Dans beaucoup de PME du bâtiment, la gestion des heures repose encore sur des feuilles papier, des tableaux Excel et quelques calculs « de tête ». Alors que les chantiers se multiplient, que les équipes tournent sur plusieurs sites et que les exigences légales se renforcent, ces outils montrent rapidement leurs limites.
Suivre le temps de travail n’est plus un simple geste administratif : c’est un enjeu de rentabilité, de pilotage et de conformité. Dans ce contexte, le papier et Excel ne font tout simplement plus le poids.
Erreurs, oublis et ressaisies : le vrai coût du système D
Avec les feuilles d’heures et Excel, les erreurs et les approximations sont inévitables. Les relevés arrivent en retard, certaines heures sont notées de mémoire, des feuilles se perdent, et l’administration doit ressaisir les informations à la main dans un autre logiciel.
À chaque étape, une erreur peut se glisser : des heures ne sont pas imputées au bon chantier, des temps de déplacement sont oubliés, des fournitures utilisées sur le terrain ne sont jamais consignées et donc jamais facturées. Sur une semaine, cela paraît anodin. Sur une année, cela représente des milliers de francs en prestations perdues, du temps administratif non productif et une marge rognée sans qu’on sache exactement où.
À cela s’ajoute un autre problème : la saisie en différé. Lorsque les données sont rassemblées en fin de semaine ou en fin de mois, il est trop tard pour ajuster une équipe, réagir à un dépassement ou rééquilibrer des ressources.
« La loi impose un enregistrement fiable des temps de travail »
Conformité et traçabilité : quand le papier devient un risque
Le suivi des heures n’est pas qu’une affaire d’organisation interne. La loi impose un enregistrement fiable des temps de travail, des pauses, des heures supplémentaires et des absences. Avec des feuilles papier et des fichiers Excel dispersés, il devient très difficile de prouver, plusieurs mois ou années plus tard, ce qui a réellement été travaillé et comment les règles ont été appliquées.
En cas de contrôle ou de litige, l’entreprise doit fouiller dans des classeurs ou des archives numériques peu structurées, au risque de ne pas pouvoir reconstituer un historique clair. À l’inverse, une solution dédiée à la gestion des temps enregistre les heures au fil de l’eau, garde une trace datée des saisies et validations, conserve l’historique et applique de manière cohérente les règles suisses et les conventions du secteur. La conformité devient un effet naturel du système, et non un stress permanent en arrière-plan.
Du pointage à l’outil de pilotage : changer de niveau
Le papier et Excel permettent de payer les salaires, mais ils ne donnent pas une vraie vision de ce qui se passe sur le terrain. Une application spécialisée comme SwissWorkTime va plus loin : elle permet de rattacher chaque heure à un chantier, à une activité ou à une équipe, de suivre les coûts salariaux par projet et d’identifier rapidement les dérives.
« Sur le terrain, le smartphone devient un allié »
En centralisant les heures, les absences, les demandes de congé et les plannings d’équipe au même endroit, l’entreprise gagne en visibilité. La direction voit, semaine après semaine, quels chantiers consomment plus d’heures que prévu, où se concentrent les retards, quels types de travaux sont les plus rentables et comment se répartit réellement le temps passé. On passe alors d’un simple outil de pointage à un véritable outil d’aide à la décision. Sur le terrain, le smartphone devient un allié.
Les collaborateurs peuvent, par exemple, prendre des photos directement depuis l’application pour documenter une situation, un dégât, une étape de travaux ou justifier une intervention en cas de litige. Ils peuvent aussi saisir des fournitures ou du petit matériel utilisé sur place, de manière à ne pas oublier de les facturer. Tout cela alimente une base de données cohérente, exploitable, qui sert autant au chantier qu’au back-office.
Une adoption possible, même avec des équipes peu technophiles
Beaucoup de dirigeants craignent que leurs équipes n’acceptent pas une nouvelle application. C’est une inquiétude légitime, surtout avec des collaborateurs qui ne sont pas forcément à l’aise avec l’informatique. Mais ce frein est souvent lié à des outils mal pensés, trop complexes.
Les solutions modernes dédiées au bâtiment, comme SwissWorkTime, ont justement été conçues pour le terrain : quelques écrans, peu de boutons, un vocabulaire métier, des actions simples comme choisir le chantier, l’activité ou la pause. La saisie se fait en quelques gestes, au bon moment, sur le bon chantier. Une fois la logique adoptée, les retours sont souvent positifs : moins de papier, moins d’allers-retours au bureau, moins de discussions sans fin sur « qui a fait quoi, où et quand ».
Pour les collaborateurs, l’outil simplifie la vie, d’autant plus que l’application est disponible en plusieurs langues, ce qui facilite son utilisation par le plus grand nombre. Et pour l’entreprise, il sécurise les données, fiabilise la paie et rend les décisions plus factuelles.
« Le vrai enjeu n’est pas simplement de passer au digital, mais de le faire avec un outil adapté à la réalité des chantiers »
Sortir du bricolage sans tomber dans l’usine à gaz
Le vrai enjeu n’est pas simplement de passer au digital, mais de le faire avec un outil adapté à la réalité des chantiers. Le papier et Excel ont rendu service, mais ils enferment les PME du bâtiment dans une gestion approximative, difficile à piloter et à sécuriser.
Une solution spécialisée comme SwissWorkTime permet de franchir un cap : conserver la simplicité pour les collaborateurs tout en offrant à la direction une vision claire, fiable et exploitable des heures, des chantiers et des coûts. Ce passage du bricolage à une gestion structurée n’est pas un luxe technologique : c’est une condition pour rester compétitif dans un secteur où chaque heure compte.